Главная Pro выставки Вопрос5

Вопрос: «Эффективное участие в выставках. Правила успешной работы на выставках».

Итак, решение об участии в выставке принято. Постарайтесь получить от нее максимальный эффект.

Для этого нужно качественно проработать три основных этапа:

  • подготовка к выставке.
  • работа на выставке.
  • работа после выставки (закрепление связей и развитие отношений с новыми клиентами и партнерами).

Этап № 1. Подготовка к выставке.

Не нужно делать подготовку к выставке прерогативой одного человека. В этом процессе обязательно должен принимать участие генеральный директор, а так же руководители отделов маркетинга, продаж, развития и т.д. Но генеральному директору или руководителю профильного направления в компании следует назначить ответственное лицо, которое будет координировать подготовку к выставке и работу на ней – от выбора формы участия до анализа эффективности.
Подготовка к выставке должна начаться с определения цели участия в ней. Далее выбирается форма участия в выставке (она зависит от целей и возможностей компании) – очное, заочное и т.д. Также важно учитывать, как будут представлены на выставке ближайшие конкуренты.

Если ваша цель участия – исследование предпочтений посетителей (относительно своего продукта и продуктов конкурентов), запланируйте проведение анкетирования гостей стенда. Исследование конкурентов можно поручить сотруднику отдела маркетинга. Как правило, изучают выставленные новинки, преимущества конкурентов, их слабые позиции.

Особое внимание на первом этапе нужно обратить на подбор персонала и предварительную работу с потенциальными посетителями стенда: подготовку и рассылку приглашений на свой стенд, формирование заявки на желаемых посетителей (специализация, региональность и т.д.) менеджеру выставочной компании.

Примерно так может выглядеть схема работы на первом этапе:

  • 12 месяцев: определите цели участия в выставке, место на экспозиции, выставочный бюджет, заполните заявку на участие, уточните порядок оплаты участия в выставке; 
  • 6 месяцев: определите экспонаты для демонстрации, составьте план рекламной кампании;
  • 4 месяца: займитесь отбором выставочного персонала, дизайном стенда, приступите к реализации рекламной кампании;
  • 3 месяца: начните подготовку презентаций/демонстраций на стенде, планировать встречи на выставке, заполните свою страницу в каталог выставки и другую необходимую документацию; уточните, все ли позиции оплачены по договору участия; 
  • 2 месяца: убедитесь, что все подготовлено к перевозке, проведите обучающие тренинги для выставочного персонала, составьте краткое описание темы переговоров, которые запланированы на стенде;
  • 1 месяц: решите все организационные вопросы по перевозке груза, согласуйте и подтвердите даты исполнения работ со всеми подрядчиками.

Весь этот период общайтесь  со своим менеджером от выставочной компании. Вы оба заинтересованы в эффективном участии!  

Рассказывает участник выставки «Алтайская Нива» – Максим Зуйков, заместитель директора по развитию компании «Алтайагротех» (г. Барнаул): «От качества подготовки к выставке на 80% зависит ее эффективность. Я считаю, что минимальный срок подготовки должен составлять три-четыре месяца. В план подготовительных работ руководитель должен включить следующие вопросы: подготовка стенда: оформление, наполнение выставочными образцами, определение рабочих зон; подготовка раздаточных материалов; отбор и подготовка персонала; информирование клиентов и партнеров».

Этап № 2. Работа на выставке.

Перед компанией-участницей на этом этапе стоят две основные задачи: вести работу на выставке, согласно ранее намеченному плану и проводить ежедневные замеры основных параметров (количество посетителей стенда, совершенных продаж, распространенных полиграфических материалов и т.д.) в конце каждого дня работы на выставке.

Этап № 3. Работа после выставки.

Необходимо провести анализ собранной информации, внести ее в базы данных о клиентах, партнерах, конкурентах и представителях СМИ, после чего закрепить отношения. Делать это нужно по горячим следам – в последующие две недели после выставки.

Специалисты рекомендуют познакомиться с планами отработки контактов –  «48/10/30»:

  • первый контакт должен состояться в течение 48 часов после визита на ваш стенд (24 часа для самых «горячих», перспективных клиентов);
  • второй контакт – в течение 10 дней после встречи (рассылка подробной информации, специальных коммерческих предложений). Это прекрасный повод для звонка клиенту;
  • третий контакт – в течение 30 дней после встречи. Сообщите клиенту о новых маркетинговых акциях, будущих новинках.

Ошибки в подготовке к выставке

Ставка на имя. Даже крупной компании не стоит уповать исключительно на свою известность. Интересный стенд и хорошо организованные развлекательные мероприятия не будут эффективными, если вы не подготовите полноценной информации о деятельности предприятия. Выставка – это, прежде всего общение с людьми: поиск новых клиентов и партнеров. Если вам нечего будет им сказать, то деловой контакт не состоится.

Участие ради участия. Такую цель преследовать бессмысленно.

Отбор по остаточному принципу. Некоторые компании отправляют на выставку сотрудников, меньше всего занятых на работе, или тех, кто занимает высокое положение в компании и от того не работает ежедневно с клиентами. И то, и другое – неправильно. 

Бездействие после окончания выставки. Около трети компаний не развивают завязавшиеся контакты. Но стоит помнить, что на выставках люди только знакомятся, серьезные же переговоры начинаются, как правило, несколько месяцев спустя.

Рассказывают участники

Григорий Вощенко, генеральный директор компании «Агросоюз» (г. Новосибирск): «Не обязательно предъявлять на стенде интересующую клиента информацию в полном объеме. Пусть останется задел для нового контакта. Вернувшись в офис, вы сможете выслать дополнительные сведения о своем товаре или услуге или сообщить их по телефону для последующего совершения продажи.

Если после вторичного контакта клиент не связался с Вами, пропал, позвоните сами и вместо вопроса «ну, что Вы там решили?», презентуйте ему специальное предложение (акцию и т. п.). Таким образом, Вы выступите в роли партнера, а не навязчивого продавца».

Дмитрий Беляев, генеральный директор компании «Комплекс Агро» (г. Барнаул): «Мы не оцениваем эффективность каждой выставки. Конечно, следим за количеством подписанных контрактов, завязавшихся контактов (особенно если речь идет о международных выставках). Но пока лично я не знаю, как эффективно оценивать результативность каждой выставки. Потому что, на мой взгляд, это неразрывно связано с прочей маркетинговой деятельностью компании. Если мы перестанем участвовать в выставках, то, вероятно, не увидим резкого падения продаж, но в глазах наших потребителей мы потеряем свое лицо и, как следствие, будущие позиции на рынке».

Выставка, являясь самым эффективным инструментом маркетинга, может и не оправдать ожиданий участников. Но! Только в том случае, если ее неправильно использовать и плохо к ней готовиться: не иметь точного представления о своих целях и ожидаемых результатах.

 

Партнеры